Einleitung
Die Strukturierung und Organisation der Daten im InfoCenter ist eine der elemetaren Aufgaben bei der Einrichtung eines David Systems, bzw. bei der täglichen Arbeit damit.
Hiermit steht und fällt die effiziente Nutzung, die Wiederauffindbarkeit von Informationen, aber auch die Einfachheit der Wartung des Systems.
Berechtigungen
Zuerst sei erwähnt, dass die meisten David-Systeme dahingehend falsch eingerichtet sind, dass die Standard-Windows-Berechtigungen im David-Installationsordner nicht zurückgesetzt werden (siehe Beitrag -folgt noch-). Das hat zur Folge, dass die Windows-Benutzer Gruppe das Recht "lesen und ausführen" auf den gesamten Davidordner, und auch auf das ArchiveSystem hat, was wiederum dazu führt, dass alle Benutzer alle Archives einsehen können, sowohl Systemdaten als auch die persönlichen Bereiche aller Benutzer.
Das dies schon aus Datenschutzrechtlichen Gründen bedenklich ist, kann sich wohl jeder selbst denken.
Globale Strukturen
Unter globalen Strukturen verstehen wir Bereiche im Archivesystem, auf die alle Benutzer Zugriff haben - die Art des Zugriffs (lesen, schreiben, ändern, löschen) kann hierbei bis ins kleinste Detail eingestellt werden. Die bekannteste, globale Struktur ist der Menüpunkt "Archive" im InfoCenter.
Um verarbeitete Daten abzusortieren oder sich Strukturen zur besseren Organisation zu erstellen, ist uns in vielen Installationen aufgefallen, dass solche Archive einfach unterhalb des Baumpunktes "Archive" erstellt werden. Manchmal findet man auch Gruppenkalender oder Aufgabenordner unterhalb von "Resourcen".
Dies ist prinzipiell eine schlechte Idee, da man hier Nutzdaten mit Systemdaten vermischt. Das hat zur Folge, dass es für den Benutzer unübersichtlich wird, und für den Admin werden Wartungsaufgaben erschwert.
Tobit hat für ein solches Ablagesystem das Archive "Gruppen" von Hause aus schon eingeplant. Hier kann und sollte man die eigenen Strukturen aufbauen und erweitern. Generell empfiehlt es sich, hier eine grobe Unterteilung zu erstellen. Zum Beispiel könnte wäre die folgende Struktur denkbar:
Gruppen
|--- Firma
| |--- Kalender Allgemein
| |--- Vertrieb
| | |--- Adressen Vertrieb
| | |--- Kalender Vertrieb
| | |--- Kunden
| | | |--- Kunde A
| | | | |--- Eingang
| | | | |--- Ausgang
| | | | |--- Dokumente
| | | |--- Kunde B
| | | | |--- Eingang
| |--- Einkauf
| | |--- Adressen Einkauf
| | |--- Kalender Einkauf
| | |--- Lieferanten
|--- Privat (private Daten GF)
| |--- GF A
| | |--- eMails
| | |--- Faxe
| | |--- Dokumente
| |--- GF B
|--- AdminSolche Strukturen sind klar aufgebaut, trennen Nutz- und Systemdaten sauber voneinandern und bieten eine einheitliche und ordentliche Übersicht und schnelle Auffindbarkeit von Informationen.
Die entsprechenden Bereiche können natürlich durch Berechtigungen bestimmten Personengruppen zugänglich gemacht oder gesperrt werden.
Persönliche Strukturen
Im persönlichen Bereich sollte man es ähnlich halten. Hier ist der am häufigsten anzutreffende Fall der, dass unterhalb der Eingangsarchives eines Benutzers, zig Archive erstellt werden. Kann man machen, geht aber schöner. Auch hier ist wieder ein Aspekt die Wartung durch den Admin. Hin und wieder ist es sinnvoll oder lässt es sich nicht vermeiden, dass man bestimmte Archives neu aufbauen muss, wenn sich am David-Dateisystem ein Fehler eingeschlichen hat.
Wenn nun der Eingang aber entsprechend viele Unterarchives hat, erschwert dies die Arbeit unnötig.
Hier hat sich ein zusätzlicher Order bewährt, der direkt unterhalb dem Baumpunkt "Persönlich" erstellt und z.B. "Ablage" genannt wird. Über eine Verknüpfung in der Favoritenleiste (näheres dazu weiter unten) ist dieser ebenso schnell erreichbar wie jedes andere Archive auch.
Hier lassen sich beliebige Strukturen bilden, ohne das man in Konflikt mit Systemdaten oder ähnlichem kommt. Ganz sauber, ganz einfach und einfach effizient.
#0x# - Archives Sortieren im InfoCenter
kommt noch
Favoriten - der schnelle Zugriff auf häufig genutzte Archives
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Erinnere mich - Überwachen von Archives
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Teamabsprache - das Arbeiten mit Markierungen
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Voice, Fax, etc.
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Daten Archivierung - TAS Ablage nutzen
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Daten Archivierung 2 - Strongbox
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Daten Archivierung Pro - professionelle Archivierungslösungen
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