Hallo zusammen,
unser Datenschutzbeauftragter hat uns dazu verdonnert, alle Mails zu löschen, die älter als 6 Jahre sind. Gibt es dafür irgendeine Automatik, Hilfestellung oder ähnliches in David, oder kann ich die Mails nur manuell löschen?
Alle Emails, die älter als 6 Jahre sind löschen - nur manuell möglich?
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Hallo,
im David Client, Rechtsklick auf den entsprechenden Root-Ordner->Eigenschaften->Dienste->Automatische Bereinigung. Dort kann man nur 24 Monate auswählen, ich würde mal testen was passiert, wenn man 72 Monate manuell eingibt (erstmal mit nem Testordner!). Unterordner einbeziehen anhaken, und alles darunter wird auch gelöscht, sofern nicht einer der Unterordner den Haken "Vererbung aufheben" gesetzt hat.
Aber Achtung:
Das bezieht sich natürlich auf alle Datentypen, also auch Adressen, Termine, etc., daher immer schön aufpassen an welcher Stelle man das aktiviert.Gruß Jens
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Danach habe ich auch gesucht.. danke!
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Guten Tag!
Ich hab auch nach sowas gesucht...
aber irgendwie scheine ich zu doof zu sein - ich finde nämlich nach dem Rechtsklick keine "Eigenschaften" aufgelistet. (Wobei ich auch sagen muss, dass ich keine Ahnung habe, was ein Root-Ordner ist... ich klicke z.B. einfach auf einen Unterordner im Eingang. Oder auch beim Eingangs-Ordner selbst finde ich das nicht).
Meine erste Idee war ja, eine Regel zu erstellen a la "Löschen oder Kennzeichnen" -> endgültig löschen
und hier ein Datum einzugeben, ab wann der Inhalt dann gelöscht wird.Hat aber irgendwie nicht funktioniert. Ist diese Funktion nicht dafür gedacht?
Vielen Dank für eure Hilfe!
LG
Steffi
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Hallo Steffi
dann fehlt Deinem David Benutzerkonto das entsprechende Recht. Das kann man im David Administrator einstellen.
Mit einer Regel wird das nicht klappen, weil die ja sofort abgearbeitet wird, sobald eine Nachricht im Ordner landet.
Gruß Jens
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Ok, dann wird das wohl so sein.
Das mit der Regel verstehe ich aber ehrlich gesagt trotzdem nicht.
Ich kann doch z.B. für die Abwesenheits-Notiz auch ein Datum einstellen, ab die diese dann erst in Kraft tritt.
Warum dann nicht für den Löschvorgang.Und: wie nutzt man diese Regel sonst? Gibt es dazu vielleicht hier im Forum auch einen Thread, der die Regeln beschreibt?
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Hallo Steffi
der Autoreply ist ja auch ein "reaktionaler" Prozess und kein automatisierter der nach einem bestimmten Intervall abläuft. Es kommt eine E-Mail rein, der Service Layer prüft die Regeln und arbeitet sie ab. In diesem Vorgang kann er dann die Bedingungen prüfen, z.B. das Datum.
Der Löschvorgang hat nichts mit den Regeln zu tun. Du kannst sehr wohl eine eingehende E-Mail löschen lassen und das nur wenn das Datum zutrifft. Aber das wars dann auch schon.
Prinzipiell könnte man diese Regel durch den Button "Jetzt anwenden" dann jedesmal manuell und nachträglich anwenden, aber dann ist es kein Automatismus.Ordnerinhalte automatisiert löschen geht nur über die Eigenschaften des Ordners->Dienste->Automatische Bereinigung.
Gruß Jens
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im David Client, Rechtsklick auf den entsprechenden Root-Ordner->Eigenschaften->Dienste->Automatische Bereinigung. Dort kann man nur 24 Monate auswählen, ich würde mal testen was passiert, wenn man 72 Monate manuell eingibt (erstmal mit nem Testordner!). Unterordner einbeziehen anhaken, und alles darunter wird auch gelöscht, sofern nicht einer der Unterordner den Haken "Vererbung aufheben" gesetzt hat.
Hallo Jens,
danke für den Tip, funktioniert sehr gut.
David scheint das intern dann in Tage umnzurechnen, was man erkennt, wenn man die Einstellunge abspeichert und dann wieder öffnet.
Was uns allerdings aufgefallen ist:
Wenn für den Ordner zusätzlich "Dateien zusammenfassen" aktivert ist, werden die älteren Emails zwar im Client gelöscht/bzw. nicht mehr angezeigt, aber der Speicherplatz wird nicht freigegeben. Wir haben die Bereinigung mehrfach manuell angestoßen und auch die nächtlicher automatische Bereinigung abgewartet.Ist dir das auch bekannt oder haben wir ggf. einen Konfigurationsfehler?
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Hallo,
mir ist das nicht bekannt, ich habe aber auch noch nie versucht einen anderen Wert als die vorgegebenen zu verwenden.
Vielleicht schlägt die Funktion, die die Daten zusammenfasst, durch den hohen Wert fehl...das kann nur Tobit beantworten. Aber da man hier den Wert manuell überschreibt, kann ich schon vermuten, wie die Antwort ausfallen wird.
Vielleicht hat es aber auch etwas mit der Zusammenfassung selbst zu tun. Waren die Daten in dem Ordner bereits "gepackt"? Enthielt der Ordner eine große .pck Datei oder die bekannten, vielen kleinen .001, .0tx, etc.?
Ob die Bereinigung mit dem maximalen Eintragsalter auch bei gepackten / zusammengefassten Dateien (.pck) funktioniert, weiß ich nicht.
Ein manuelles Löschen der Dateien im Client ist in dem Falle jedenfalls nicht möglich. I.d.R. sind die Ordner im Client in diesem Fall auch blau eingefärbt.
Viele Grüße
Jens -
@jens
danke für deine Rückmeldung.
Das habe ich um Anlass genommen, auch die automatische Ablage (Jahresweise) in Kombination mit dem "Maximalen Eintragsalter" (24 Monate, also innerhalb der "Tobit Spezifikation") zu testen.
- Auch hier werden die Email-Einträge in dem jeweiligen Jahresarchivordner im David Client nach der Bereinigung nicht mehr angezeigt.- Auf Windows Fileebene wird die archive.dat editiert, bzw. bei komplett bereinigten Jahren gelöscht ->der Client kann die Mails nicht mehr anzeigen
- Die archive.pck bleibt aber in allen Ordnern unberührt
Eine einwandfreie Datenbereinigung und auch Speicherplatzfreigabe ist also beim Nutzen der beiden Funktionen zusammen ("Bereinigung" und jegliche Form von "Archive zusammenfassen") nicht gegeben.Es ist verständlich dass der Service Layer bei der Bereinigung nur schwierig eine bereits "gepackte" Datei bearbeiten soll (auch dafür gäbe es sicherlich Lösungen), aber dann sollte diese Option in den Einstellungen auch nicht "angeboten" werden.
Mindestens wenn die archive.dat durch den SL kompett gelöscht wird, sollte er auch die archive.pck mit entfernen.
Was denkst du?
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Zum Testen musste ich leider die Uhrzeit der "nächtlichen" Bereinigung immer anpassen, so kann ich aber nur einmal zur vollen Stunde einen Testlauf machen. (die manuell angestoßene Bereinigung über "System > Statusmonitor" scheint leider abgespeckt zu sein und führt nicht alles aus)
Weißt du da zufällig Anhilfe? -
Hallo,
spannende Erkenntnis. Kann mir gut vorstellen, dass das bei der Entwicklung nicht beachtet wurde.
Ich gebe Dir recht, dass entweder das UI entsprechend reagieren oder die Funktion anders ablaufen sollte, allerdings ist es auch nicht leicht bei der Entwicklung alles Zusammenhänge zu beachten und umzusetzen. Gerade so ein Verhalten/Fehler wird bei der Entwicklung und vermutlich auch bei den Tests schnell durchgehen, da die gepackten Dateien nur bei wenigen Ordnern zum tragen kommen.Du kannst ja mal bei Tobit eine Supportanfrage öffnen und diese Erkenntnis mitteilen.
Bzgl. der Bereinigung hatte ich bisher noch nicht festgestellt, dass es da Unterschiede gibt. Ich meine aber, dass z.B. das "entpacken" (aufheben des Zusammenfassens) durchaus durch das manuelle Anstoßen der Bereinigung durchgeführt wird.
Einen anderen Weg als die Uhrzeit zu ändern wüsste ich jetzt aber auch nicht.
Viele Grüße
Jens
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Ich habe nun einen Weg gefunden, die "Automatische Ablage" mit "Max. Eintragsalter" zu kombinieren.
1. NUR "automatische Ablage aktivieren" anhaken und gewünschte Unterteilung wählen2. Bereinigung abwarten oder selbst starten (Achtung: Zumindest bei manuellem Starten wuchs die Ordnergröße auf das 3-fache der vorherigen Größe an)
3. In den Einstellungen des neu angelegten Ordners "Ablage-Ordner" den Punkt "Dateien zusammenfassen" deaktivieren + "Unterordner einbeziehen" aktivieren
4. Bereinigung abwarten oder selbst starten
5. In den Einstellungen des Ordners "Ablage-Ordner" das gewünschte "Max. Eintragsalter" setzen.
6. Bereinigung abwarten oder selbst starten
So sind zwar mehrere Einzelschritte nötig (ggf. kann man 3 und 5 auch zusammenfassen), aber es funktioniert die Bereinigung auch inkl. Platzersparnis der gelöschten Emails. (Nur ohne "packen" der Einträge auf File-Ebene)
Achtung bei/nach Punkt 2: Zumindest bei manuellem Starten wuchs die Ordnergröße auf das 3-fache der vorherigen Größe an. David hat nach der Bereinigung jede Email drei Mal angelegt (nicht im Client sichtbar). Das "Problem" wird aber durch die nächtliche Bereining korrigiert und die überflüssigen Datein gelöscht. -
Hi,
mal als Feedback zu dem Thema 3-fache Größe.
Ich habe gerade bei einem Eingang die Automatische Ablage konfiguriert und die Bereinigung manuell gestartet. Danach waren die Daten zusammengefasst. Also im Hauptordner der Ablage (Ablage-Ordner) die Zusammenfassung entfernt (nur dort, nicht in den Unterordern), so dass das Kästchen ausgefüllt (nicht leer) ist.
Dann nochmal die Datenbereinigung laufen lassen.
Auf Dateiebene gibt es 4 Dateien zu jeder Datei, das ist aber normal, da eine David Nachricht immer aus 2-4 Dateien besteht. Es gibt bei E-Mails immer die .001 und die .0tx. In meinem Fall hat jede Mail noch einen Anhang, daher gibt es noch die .$00 (Index der Anhänge) und eine .$01 (erster Anhang).
Hier mal ein Screenshot dazu. Anhand des Dateinamens und des Datums kann man auch erkennen, welche Dateien zusammen gehören.
Wenn Du die Byte-Größe der archive.dat im Ordner durch 430 (Länge eines Eintrages in der archive.dat oder auch archive.dir) teilst, dann erhälst Du die Anzahl der Nachrichten im Client. So kannst Du auch prüfen, ob die archive.dat in Ordnung ist.
Bzgl. der 3-fachen Größe kann ich hier nicht nachvollziehen.
Der besagte Ordner hat ungepackt 77MB, die pck Datei 74MB.
Bei erneuten Packen hatte ich allerdings den Effekt, dass die Größe erstmal doppelt so groß war, da sowohl die Einzeldateien als auch die .pck Datei vorhanden waren. Ein zweiter manueller Durchlauf der Bereinigung hat das aber behoben.
Ich könnte mir vorstellen, dass die das in zwei unabhängigen Schritten machen bzw. unabhängigen Abschnitten im Code und vielleicht kommt die Löschung vor dem Packen, weshalb es erst beim zweiten Durchlauf passiert.
Viele Grüße
Jens -
Danke, ich habe alles so gemacht, wie Sie gesagt haben, und jetzt wird alles autotisch gelöscht.
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